I många företag sköts ekonomin när något händer. En deadline närmar sig, ett oväntat belopp dyker upp på skattekontot eller kassan blir tunnare än väntat. Då tas siffrorna fram, frågorna ställs och besluten fattas under tidspress. Det är reaktiv ekonomihantering, och den är vanligare än de flesta vill erkänna.
Proaktiv ekonomihantering är motsatsen: att se vad som är på väg att hända och agera innan det blir ett problem. Skillnaden ligger sällan i vilket program man använder. Den ligger i rutiner, rytm och vem som tittar på siffrorna.
Så känner du igen reaktiv ekonomihantering
- Bokföringen tas ikapp inför momsdeklarationen, bokslutet eller årsredovisningen.
- Skatten eller momsen blir ofta en annan än du räknat med.
- Beslut om att anställa, investera eller ta större uppdrag fattas utan kalkyl.
- Ekonomin diskuteras bara när något har gått fel.
- Du vet hur mycket som finns på kontot, men inte hur resultatet ser ut för året.
Känner du igen dig i flera av punkterna är det inget misslyckande. Det är det vanliga läget i ett bolag där ekonomin har vuxit fram vid sidan av det egentliga arbetet.
Vad proaktiv betyder i praktiken
Proaktiv ekonomihantering handlar inte om fler rapporter. Det handlar om att titta framåt med regelbundenhet. Du vet ungefär hur resultatet för året kommer att landa, när kassan blir som tunnast och vilka skatter och avgifter som ska betalas de kommande månaderna. När något avviker från planen märks det tidigt, medan det fortfarande finns tid att göra något åt det.
Fyra förutsättningar för att komma dit
1. Ordning i grunden
Ingen prognos blir bättre än bokföringen den bygger på. Löpande bokföring och avstämda konton är utgångspunkten. Utan dem blir varje försök att blicka framåt en gissning.
2. En fast rytm
Proaktivitet kräver en återkommande tidpunkt då siffrorna gås igenom, till exempel en avstämning varje månad och en djupare genomgång varje kvartal. Rytmen gör ekonomin till en del av styrningen i stället för en uppgift som skjuts upp.
3. En plan att jämföra mot
En budget och en likviditetsprognos behöver inte vara perfekta för att vara användbara. De ger en riktning, och det är avvikelserna från den som visar var du behöver agera. Planen uppdateras när verkligheten förändras.
4. Någon som tolkar siffrorna
Siffror blir användbara först när någon ställer frågor till dem. Varför ökar kostnaderna? Vad händer med likviditeten om den största kunden betalar sent? En rådgivare som känner verksamheten ser mönster som är svåra att upptäcka inifrån.
Börja med ett första steg
Steget från reaktiv till proaktiv behöver inte tas på en gång. Börja med en fast genomgång av siffrorna varje månad och välj ut några få nyckeltal som säger mest om din verksamhet. När det fungerar är det naturligt att lägga till en budget, en prognos och en djupare genomgång varje kvartal.
Så hjälper vi till
Vår proaktiva rådgivning bygger på löpande avstämningar som fångar upp avvikelser och möjligheter i tid. Den är en del av SmartFlow™ by Astra Advisory, vårt arbetssätt för struktur och kontroll genom hela ekonomicykeln. Boka ett första samtal så berättar vi mer.
