Så fick Global Electrical Engineering AB bättre kontroll över ekonomi och projekt
Från manuella betalningar, separat fakturering och saknade kvitton till ett sammanhållet ekonomiflöde med aktuell rapportering, tydligare projektstyrning och proaktiv rådgivning.
Om företaget
Global Electrical Engineering AB bedriver en projektintensiv verksamhet inom elinstallationer och teknisk konsultverksamhet inom elteknik. Verksamheten omfattar många leverantörer, inköp, kundfakturor och projekt som behöver följas ekonomiskt under hela genomförandet.
Utgångsläget
Tidigare genomförde företaget sina betalningar manuellt via banken. Kundfakturorna skapades också manuellt och hanterades separat från den löpande bokföringen. Det krävde fler manuella kontroller och gjorde det svårare att få en aktuell helhetsbild av bolagets ekonomi.
Kvittohanteringen var ytterligare en utmaning. Omkring 50–70 kvittounderlag per månad saknades eller lämnades in för sent, vilket innebar omfattande arbete med att efterfråga, identifiera och komplettera underlagen. Arbetssättet gav tidskrävande administration, fördröjd rapportering och begränsad kontroll över betalningar och projektkostnader.
Lösningen: SmartFlow™ by Astra Advisory
Astra Advisory kartlade företagets ekonomirutiner och strukturerade om hanteringen genom SmartFlow™ by Astra Advisory. Betalningar, kund- och leverantörsfakturor, attest, kvitton, banktransaktioner, projektredovisning och rapportering samlades i ett mer enhetligt arbetsflöde i Fortnox. Syftet var inte bara att digitalisera administrationen, utan att ge företaget ekonomisk kontroll och underlag för projektstyrning, rådgivning och affärsbeslut.
Ett sammanhållet faktura- och betalningsflöde
- Fakturan tas emot och registreras.
- Underlaget kontrolleras och kopplas till rätt projekt.
- Fakturan skickas till ansvarig person för attest.
- Betalningen genomförs och kopplas till fakturan.
- Banktransaktionen stäms av mot bokföringen.
Företaget kan följa vilka fakturor som har kommit in, vilka som väntar på attest och vilka som har betalats. Antalet förseningsavgifter har därmed begränsats till omkring 1–3 per år. När även kundfakturorna skapas i Fortnox får företaget en samlad överblick över skickade fakturor, förfallodatum, betalningar och fakturor som behöver följas upp.
Från 50–70 till 1–3 saknade kvitton
Med Fortnox Företagskort fotograferas eller skannas kvittot i direkt anslutning till köpet. Underlaget skickas till Fortnox och kopplas till rätt korttransaktion. Antalet saknade eller för sent inlämnade kvittounderlag har minskat från omkring 50–70 till 1–3 per månad, vilket har gett mindre administration, färre kompletteringar och bättre spårbarhet.
Tydligare projektredovisning
Samtliga projektrelaterade leverantörsfakturor märks med relevant projektnummer eller projektnamn, och kostnaderna kopplas till rätt projekt redan när fakturan registreras. Det gör det möjligt att:
- följa intäkter och kostnader per projekt
- jämföra projektets utfall med budget
- identifiera kostnadsökningar och avvikelser tidigare
- följa projektets marginal och lönsamhet
- bedöma projektets förväntade slutresultat
- vidta åtgärder innan en avvikelse blir för omfattande
Projektredovisningen gör det möjligt att styra projektets ekonomiska riktning under genomförandet, i stället för att upptäcka utfallet först när projektet har avslutats.
Aktuella rapporter inom 10–15 dagar
När fakturor, betalningar, kvitton och banktransaktioner registreras löpande blir bokföringen mer aktuell. Resultat- och balansrapporterna levereras normalt inom 10–15 dagar efter den avslutade månaden och visar:
- resultat och lönsamhet
- tillgångar och skulder
- likviditet och betalningsflöden
- kund- och leverantörsreskontra
- kostnader och utfall per projekt
Kvalitetssäkring av auktoriserad kompetens
Digitala system skapar ett effektivare flöde, men korrekt och tillförlitlig redovisning kräver även kvalificerad kontroll. Underlaget kvalitetssäkras under ledning av en Srf Auktoriserad Redovisningskonsult, med seniora redovisningskonsulter i arbetet. Kontrollerna omfattar bland annat underlagens innehåll, koppling till rätt konto och projekt, momsbedömning, avstämning av balanskonton och banktransaktioner samt attest och dokumentation. Saknas något återkopplar Astra Advisory så tidigt som möjligt. SmartFlow™ by Astra Advisory beskriver arbetssättet steg för steg.
Personlig och proaktiv rådgivning
Samtliga rådgivningsmöten leds av en certifierad rådgivare, vilket skapar kontinuitet och säkerställer att mötena handlar om mer än den historiska redovisningen. Mötena tar upp:
- resultat, balans och likviditet
- projektens utfall i förhållande till budget
- förändringar i kostnader, marginaler och lönsamhet
- ekonomiska risker och förbättringsåtgärder
- nya projekt och investeringar
- verksamhetens utveckling i förhållande till styrelsens mål
Resultatet för Global Electrical Engineering AB
- mindre manuell administration och tydligare attest av leverantörsfakturor
- bättre kontroll över betalningar och likviditet
- säkrare och snabbare kvittohantering
- mer aktuell bokföring och rapportering
- effektivare projektredovisning och budgetuppföljning
- tidigare identifiering av avvikelser
- bättre underlag inför nya projekt och investeringar
- kvalitetskontroll under ledning av en Srf Auktoriserad Redovisningskonsult
”Vi har fått en betydligt bättre helhetsbild av bolagets ekonomi och kan följa både betalningar och projekt mer effektivt. Den aktuella informationen ger oss ett bättre underlag när vi fattar beslut om nya projekt.”
Mirza FrljuckicVD och styrelseordförande, Global Electrical Engineering ABOm samarbetet
Vill ni också få bättre kontroll över ekonomi och projekt?
Vi börjar med att kartlägga era nuvarande rutiner och identifierar vilka moment som kan förenklas, digitaliseras och kvalitetssäkras.