Så fick B2 Gruppen AB kontroll över hela ekonomiflödet
Från spridda mejl, manuella rutiner och försenad bokföring till ett sammanhållet flöde med färre missade fakturor, aktuellare redovisning och tätare ekonomisk uppföljning.
Om B2 Gruppen AB
B2 Gruppen AB verkar inom byggbranschen, där många leverantörer, materialinköp, kundfakturor och parallella projekt ställer höga krav på struktur, spårbarhet och aktuell ekonomisk information.
Utgångsläget
Ekonomiskt material och leverantörsfakturor kom in via flera olika mejladresser och kanaler. Underlagen behövde samlas, sorteras och följas upp manuellt innan de kunde bokföras och stämmas av mot banken. Med underlag på flera håll kunde omkring 10–15 leverantörsfakturor per månad missas i flödet, vilket i sin tur ledde till 5–7 påminnelser eller inkassokrav per månad. Kvittohanteringen krävde återkommande kompletteringar, eftersom cirka 7–15 kvitton per månad saknades.
Bokföringen kunde ligga 1–3 månader efter, vilket begränsade möjligheten att använda rapporterna för löpande projektuppföljning och planering.
Lösningen: SmartFlow™ by Astra Advisory
Astra Advisory kartlade rutinerna och samlade leverantörsfakturor, kundfakturering, kvitton, banktransaktioner, avstämningar och uppföljning i ett tydligare ekonomiflöde genom SmartFlow™ by Astra Advisory. Målet var inte enbart att digitalisera administrationen. Bolaget skulle också få bättre kontroll över betalningar, mer aktuell redovisning och ett stabilare underlag för projektstyrning och beslut.
Alla leverantörsfakturor till ett ställe
Leverantörerna skickar e-fakturor direkt till bolagets bokföringssystem. Fakturorna samlas på ett och samma ställe i stället för att fördelas mellan olika mejladresser.
- Fakturan tas emot elektroniskt och registreras i systemet.
- Underlaget kontrolleras och kopplas till rätt leverantör och projekt.
- Fakturan skickas till ansvarig person för attest.
- Betalningen kopplas till fakturan och genomförs enligt fastställd rutin.
- Banktransaktionen stäms av mot bokföringen.
Det samlade flödet har minskat antalet missade leverantörsfakturor från omkring 10–15 till högst en per månad. Antalet påminnelser och inkassokrav har samtidigt minskat från cirka 5–7 till noll per månad.
Strukturerad kundfakturering och uppföljning
Kundfakturorna hanteras genom fakturaservice. Skickade fakturor, förfallodatum, betalningsstatus, påminnelser och eventuella inkassoåtgärder följs i ett sammanhängande flöde. Det ger:
- en samlad bild av skickade och betalda kundfakturor
- automatisk och mer konsekvent uppföljning av förfallna fakturor
- tydligare rutiner för påminnelse och inkasso
- bättre kontroll över kundfordringar och likviditet
Effektivare kvittohantering
Kvitton registreras närmare köptillfället och kopplas till rätt transaktion och projekt. Antalet saknade kvitton har minskat från cirka 7–15 till 1–2 per månad. Det innebär färre kompletteringar och bättre spårbarhet mellan inköp, betalning, underlag och bokföring.
Bankintegration och tätare avstämningar
Bankintegrationen har gjort bankavstämningarna effektivare och gett bättre överblick över vilka transaktioner som är bokförda, matchade eller behöver följas upp. Tidigare kunde bokföringen ligga 1–3 månader efter. Nu stäms redovisningen och identifierade avvikelser av löpande varje månad. Vid de månadsvisa avstämningarna har inga väsentliga fel identifierats i det granskade underlaget.
Kvalitetssäkring med auktoriserad kompetens
Digitala system skapar ett effektivare flöde, men en tillförlitlig redovisning kräver även kvalificerad kontroll. Underlaget kvalitetssäkras under ledning av en Srf Auktoriserad Redovisningskonsult, och seniora redovisningskonsulter medverkar i löpande redovisning, avstämningar, projektredovisning och rapportering. Kontrollerna gör att avvikelser upptäcks och hanteras tidigare, i stället för att bli liggande över flera redovisningsperioder. SmartFlow™ by Astra Advisory beskriver arbetssättet steg för steg.
Månatlig dialog och snabb tillgång till möten
Bolaget har minst ett återkommande avstämningsmöte per månad med sin redovisningskonsult. När ytterligare behov uppstår bokas ett extra möte normalt inom 1–2 dagar. Rådgivningsmötena leds av en certifierad rådgivare och utgår från aktuell redovisning, identifierade avvikelser och bolagets kommande beslut.
Bättre underlag för projektplanering
När bokföringen är mer aktuell kan ledningen lättare bedöma likviditetsbehov, kostnadsutveckling och förväntad lönsamhet i kommande projekt. Bolaget lägger mindre tid på att söka underlag och mer tid på verksamheten och framtida projekt.
Resultatet för B2 Gruppen AB
- 10–15 missade leverantörsfakturor har blivit högst en per månad
- 5–7 påminnelser och inkassokrav har blivit noll per månad
- 7–15 saknade kvitton har blivit 1–2 per månad
- e-fakturor, kundfakturering och betalningsuppföljning hanteras i tydligare flöden
- bankintegration och månadsvisa kontroller har ersatt 1–3 månaders eftersläpning
- minst ett avstämningsmöte hålls varje månad, extra möten bokas normalt inom 1–2 dagar
- ledningen får ett aktuellare underlag för att planera och bedöma framtida projekt
”Vi har fått bättre kontroll över fakturor, betalningar och projektkostnader. Det gör att vi kan följa verksamheten mer löpande och agera tidigare när något behöver hanteras.”
Martin HäggStyrelseledamot, B2 Gruppen ABOm samarbetet
Vill ni också få bättre kontroll över ert ekonomiflöde?
Vi börjar med att kartlägga era nuvarande rutiner och identifierar vilka moment som kan förenklas, digitaliseras och kvalitetssäkras.