Hem / Integritetspolicy

Integritetspolicy

Astra Advisory (Astra Redovisning AB) värnar om din personliga integritet. Den här policyn beskriver hur vi samlar in, använder, lagrar och skyddar personuppgifter när du besöker vår webbplats, bokar ett första samtal, blir kund hos oss eller på annat sätt är i kontakt med Astra Advisory.

Personuppgiftsansvarig är Astra Redovisning AB, org.nr 556939-6103, Tomtebogatan 51, 113 38 Stockholm. Kontaktuppgifter finns längst ned i denna policy.

När samlar vi in personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du till exempel.

  • bokar ett första samtal eller fyller i kontaktformuläret på webbplatsen,
  • blir kund och vi utför löpande redovisning, lönehantering, bokslut, deklaration eller rådgivning åt ditt bolag,
  • kommunicerar med oss via e-post, telefon eller Fortnox,
  • prenumererar på nyhetsbrev eller artiklar från Astra Advisory,
  • besöker vår webbplats (cookies och liknande tekniker – se avsnittet om cookies nedan),
  • söker en tjänst hos oss,
  • är leverantör eller annan affärskontakt till Astra Advisory.

Vilka uppgifter behandlar vi?

Beroende på hur du är i kontakt med oss kan det handla om:

Identitets- och kontaktuppgifter: namn, roll/titel, företag, e-post, telefonnummer.

Uppdragsuppgifter (i samband med rådgivning eller offert): information du själv lämnar om verksamheten, ekonomiska nuläget och vad ni vill förbättra, för att vi ska kunna bedöma om och hur Astra Advisory kan bidra.

Uppgifter i pågående kunduppdrag: underlag som hanteras inom ramen för bokföring, lönehantering, bokslut, årsredovisning och deklaration – till exempel personnummer, anställningsuppgifter och lönespecifikationer för dig eller dina anställda, samt bank- och betalningsuppgifter som krävs för uppdraget. Denna typ av uppgifter behandlar vi normalt som personuppgiftsbiträde åt dig som kund, se separat avsnitt nedan.

Kundkännedom (KYC): uppgifter som krävs enligt lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, till exempel identitetshandling, uppgift om verklig huvudman och syftet med kundrelationen.

Kommunikation: ärendehistorik, bokade möten och korrespondens med oss.

Marknadsföring: uppgifter kopplade till prenumeration på nyhetsbrev, samt öppnings- och klickdata om du samtyckt till detta.

Teknik/webb: IP-adress, enhetsinformation och cookies (se avsnittet om cookies).

Rekrytering: CV, personligt brev och referenser vid ansökan.

Vi behandlar normalt inte känsliga personuppgifter. Om sådana uppgifter förekommer i underlag som lämnas till oss inom ett kunduppdrag (till exempel i löneadministration) behandlas de endast i den utsträckning uppdraget kräver det och med lämpliga skyddsåtgärder.

Rättslig grund

Beroende på hur du är i kontakt med oss kan det handla om:

  • Avtal – för att kunna fullgöra vårt uppdrag gentemot dig som kund, eller vidta åtgärder innan ett avtal ingås (till exempel vid ett första samtal).
  • Rättslig förpliktelse – bland annat enligt bokföringslagen, skatteförfarandelagen och lagen om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.
  • Berättigat intresse – till exempel för att administrera affärskontakter, utveckla våra tjänster och skicka relevant information till befintliga kunder.
  • Samtycke – till exempel vid prenumeration på nyhetsbrev. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.

Astra Advisory som personuppgiftsbiträde

När vi utför löpande redovisning, lönehantering, bokslut eller deklaration åt ditt bolag behandlar vi i regel personuppgifter (till exempel om dina anställda) för din räkning. I dessa fall är ditt bolag personuppgiftsansvarig och Astra Advisory personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras då av ett separat biträdesavtal (DPA) och sker enligt dina instruktioner och gällande dataskyddslagstiftning.

Varifrån kommer uppgifterna?

I första hand från dig själv, i samband med kontaktformulär, möten, e-post eller underlag du lämnar till oss inför eller under ett uppdrag. I vissa fall hämtas uppgifter även från offentliga register (till exempel Bolagsverket och Skatteverket) eller från system som Fortnox, i den utsträckning det krävs för uppdraget.

Vem delar vi uppgifterna med?

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Uppgifter delas endast när det krävs för att fullgöra uppdraget eller en rättslig skyldighet, till exempel med:

  • Personuppgiftsbiträden som vi anlitar för drift, IT och systemstöd – bland annat Fortnox, webbhotell (Kinsta) och e-posttjänster. Dessa får bara behandla uppgifter enligt våra instruktioner och skriftliga biträdesavtal.
  • Skatteverket – vid deklaration, arbetsgivardeklaration och annan rapportering.
  • Bolagsverket – vid årsredovisning och bolagsärenden.
  • Myndigheter – om lag kräver det, exempelvis enligt penningtvättsregelverket, eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
  • Revisor eller rådgivare – om det krävs för att fullgöra ett specifikt uppdrag och sker enligt din instruktion.

Eventuell överföring av personuppgifter utanför EU/EES sker endast om det finns ett lagligt stöd för det, till exempel standardavtalsklausuler och kompletterande skyddsåtgärder.

Lagringstider

  • Bokförings- och räkenskapsunderlag: minst 7 år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagen.
  • Kundkännedomsuppgifter (KYC): minst 5 år efter att kundrelationen har upphört, i enlighet med penningtvättslagen.
  • Kunduppgifter och kommunikation i övrigt: så länge det krävs för att fullgöra uppdraget och därefter normalt upp till 24 månader för uppföljning och eventuella reklamationer.
  • Marknadsföring/nyhetsbrev: tills du avanmäler dig eller invänder mot behandlingen.
  • Rekrytering: som längst 24 månader efter avslutad rekryteringsprocess om du samtyckt till det, annars raderas ansökan när processen avslutats.

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för ändamålet eller krävs enligt lag.

Säkerhet

Astra Advisory arbetar systematiskt med informationssäkerhet: behörighetsstyrd åtkomst, kryptering, loggning och avtal med samtliga personuppgiftsbiträden. Endast medarbetare som behöver uppgifterna för sitt arbete har tillgång till dem.

Dina rättigheter

Du har rätt att:

  • få tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig (registerutdrag),
  • få felaktiga uppgifter rättade,
  • i vissa fall få uppgifter raderade eller behandlingen begränsad,
  • invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
  • när som helst återkalla ett lämnat samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett dessförinnan,
  • få ut uppgifter du själv lämnat till oss i ett strukturerat, maskinläsbart format (dataportabilitet), när behandlingen grundas på avtal eller samtycke.

Om du är anställd hos en av våra kunder och har frågor om hur dina uppgifter behandlas inom ramen för ett uppdrag, vänligen kontakta din arbetsgivare i första hand, eftersom de är personuppgiftsansvariga för den behandlingen.

 

Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt.

Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för funktionalitet, analys och med samtycke, marknadsföring, bland annat via Cookiebot (samtyckeshantering) och Hotjar (analys av besökarbeteende). Du kan hantera dina val i vår cookiebanner vid besök på webbplatsen.

Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna policy, till exempel när vi förändrar våra tjänster eller om lagstiftningen kräver det. Den senast uppdaterade versionen finns alltid på astraadvisory.se. Vid väsentliga ändringar informerar vi tydligt på webbplatsen.

Kontakt

Har du frågor om denna policy eller om hur vi behandlar dina personuppgifter?

Astra Advisory (Astra Redovisning AB)
kontakt@astraadvisory.se
08 121 470 71
Tomtebogatan 51, 113 38 Stockholm